Większość z nas ma ustalony z góry rytm pracy. Ta zazwyczaj zaczyna się o 9 rano a kończy o 17. W międzyczasie wykonujemy szereg zadań, odbywamy spotkania, odpisujemy na maile, rozmawiamy przez telefony. W efekcie czasem mamy wrażenie, jakbyśmy niczego produktywnego przez cały dzień nie zrobili. Takie dni składają się na kolejne tygodnie i miesiące, co powoduje naszą irytację i frustrację. Efektywne zarządzanie naszym czasem może znacznie podnieść jakość naszej pracy oraz nasze z niej zadowolenie.
W pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na istnienie szeregu różnych rytmów obejmujących różne przedziały czasowe. Dzień jest oczywiście podstawowym z nich, ale realizacja wielu podejmowanych przez nas zadań znacznie wykracza poza 24 godziny sięgając tygodni, miesięcy, a czasem nawet lat.
Rytm dzienny
Podstawą pracy jest oczywiście rytm dzienny. Szczęśliwi ci, którzy czasu nie mierzą. A jeszcze szczęśliwsi, którzy sami mogą zarządzać swoimi godzinami pracy. Dlaczego? Bo jedni są rannymi ptaszkami, które wstają wcześnie i od razu chcieliby rzucić się w wir pracy, by wraz z jego upływem zwalniać, a godziny wieczorne przeznaczyć na niezbędny relaks. Inni z kolei najbardziej efektywni są po południu i wieczorem, a czasem nawet w nocy. Cóż z tego, skoro większość z nas ma ustalony dzień pracy na godziny między 9 a 17? Nawet w tym ograniczonym zakresie możliwe jest dostosowanie wykonywanych zadań do naszego naturalnego rytmu. Aby to zrobić, należy uważnie się obserwować. Na dłuższą metę zawsze bowiem możliwe jest określenie, kiedy co robi nam się lepiej, a nade wszystko kiedy wolimy wykonywać te czynności, które wymagają od nas maksymalnego skupienia. Jedni wolą rozpocząć dzień pracy od odpowiedzenia na maile, co pozwala im przestawić się na odpowiednie tory, inni robią to później, gdy zaczynają odczuwać pierwsze oznaki zmęczenia i znużenia. Ważne jest szczególnie to, by planując czas, nie przerywać sobie najbardziej produktywnej części naszego dnia pracy spotkaniami, telefonami i innymi czynnościami, które można odłożyć „na później”. Bezwzględnie nie należy też forsować z góry powziętych założeń. Jeśli po kilku tygodniach widzimy, że nie przyczyniają się do lepszego wykorzystania naszego czasu pracy, lepiej z nich zrezygnować i szukać dalej swojego rytmu.
Rytm tygodniowy
Niektóre prace gwarantują, że będziesz wykonywać podobne do siebie zadania w kolejnych tygodniach. Łatwo wówczas złapać swój naturalny rytm. Nawet jeśli jednak ciągle zajmujesz się innymi projektami, raz masz więcej, raz mniej spotkań, warto poznać swój naturalny tygodniowy rytm. Pozwoli on bowiem na takie rozplanowanie poszczególnych zadań, by wykonywać je maksymalnie efektywnie. Oczywiście rytm ten może być indywidualny, ale zazwyczaj dobrze, by przewidzieć sobie czas na cotygodniowy „rozruch”. Dobrze jest pierwsze godziny pracy w nowym tygodniu przeznaczyć na refleksję nad pracą wykonaną przed weekendem oraz zaplanowanie zadań na nowy tydzień. Duże projekty lepiej wykonywać popołudniami w środkowe dni tygodnia. W piątek warto zarezerwować sobie parę godzin na zakończenie wszystkiego, co miało być ukończone wcześniej, ale z różnych przyczyn nie udało się tego zrobić. Ostatnim punktem tygodnia powinni być zaplanowanie sobie czasu na „naładowanie akumulatorów” i przygotowanie się na kolejny tydzień pracy. W zależności od predyspozycji i temperamentu może być to wycieczka za miasto, wizyta w muzeum, spotkanie z przyjaciółmi czy impreza w hałaśliwym klubie.
Rytm miesięczny
Wchodzisz w nowy miesiąc i planujesz wykonanie gigantycznej liczby zadań? Ochłoń! Nie oszukuj się, prawie na pewno ci się nie uda. Zdecydowanie lepiej jest planować mniejszą liczbę projektów. Nie tylko mamy pewność, że uda nam się je zrealizować, ale nie poczujemy się przytłoczeni tym, że mieliśmy zbyt wygórowane oczekiwania wobec siebie, co zmniejsza samoocenę. Zdecydowanej większości ludzi ich naturalny rytm miesięczny pozwala na wykonanie jednego dużego zadania w miesiącu! Obok tego można oczywiście zrealizować szereg pomniejszych projektów. Nie łudź się jednak, że planując trzy-cztery duże dokonasz istotnych postępów w każdym z nich.
Na nasz miesięczny rytm pracy bardzo duży wpływ mają sytuacje, które odciągają nas od wykonywania głównych zadań, jak spotkania czy podróże służbowe. Zwykle więcej niż jedna lub dwie „delegacje” w miesiącu skutecznie wybiją cię z rytmu. W każdym miesiącu dobrze też zaplanować sobie kilka luźniejszych dni, w czasie których większość czasu poświęcisz na refleksję nad celami, które chcesz osiągnąć i środkami do nich prowadzącymi.
