Wyjazd na zagraniczne targi branżowe czy szkolenia to dla wielu firm świetna okazja, by pokazać swoją ofertę na nowych rynkach lub podnieść swoje kompetencje. Koszt wysłania pracownika na kilka dni do innego kraju, nawet jeśli są to nasi najbliżsi sąsiedzi, może być spory, ale są sposoby, by oszczędzić na delegacjach.
Co trzeba wiedzieć wysyłając pracownika w delegację
Firma, która wysyła pracownika w zagraniczną delegację musi pokryć wszystkie koszty, związane z jego pobytem w innym kraju. Zwykle rozliczenie następuje na podstawie faktur lub rachunków, które pracownik dostarcza swojemu pracodawcy. Mogą to być faktury z hoteli lub innych obiektów noclegowych, rachunki za przejazdy (zarówno z Polski do kraju docelowego, jak i na miejscu, na przykład rachunki za taksówki) lub bilety (jeśli pracownik przemieszczał się komunikacją miejską), ale także dokumenty potwierdzające poniesienie innych kosztów, które niezbędne były do zrealizowania poleceń służbowych (np. bilet wstępu na targi).
Poza zwrotem kosztów podróży pracodawca musi wypłacić pracownikowi dietę za każdy dzień jego pobytu w delegacji. W zależności od kraju wysokość diety jest inna – w krajach europejskich jest to ok. 50 euro za każdy dzień.
Jak oszczędzić na wyjazdach pracowników?
Rozliczenie z pracownikiem może nastąpić po jego powrocie (wówczas pracodawca może oddać równowartość poniesionych kosztów w złotówkach) lub przed wyjazdem, w całości lub częściowo (wtedy pracodawca może wypłacić zaliczkę w walucie, która będzie potrzebna pracownikowi w delegacji). I tu właśnie pojawia się możliwość zaoszczędzenia sporej sumy – na wymianie waluty.
Złotówki na euro czy inne waluty możemy wymienić w banku, w kantorze stacjonarnym lub kantorze internetowym. Ta ostatnia możliwość jest nie tylko najwygodniejsza (bo wymiana waluty online nie wymaga wychodzenia z biura, a cała transakcja kupna lub sprzedaży waluty może zająć zaledwie kwadrans), ale także jest znacznie tańsza. Żeby się o tym przekonać wystarczy porównać kursy kilku walut z banków i z kantoru, np. kantor internetowy ergokantor.pl. Dla przykładu: 100 euro (czyli równowartość dwóch diet we Francji) kosztować będzie 466,18 zł w Alior Banku, 460,19 zł w Raiffeisen Polbank, 455,40 w BZ WBK. Zamiast wymieniać pieniądze w banku można kupić euro w kantorze internetowym – ta sama ilość waluty kosztować będzie tylko 441,46 zł w ergokantor.pl (wszystkie kursy walut w artykule z dnia 02-02-2016r., godz.14:46).
Widać wyraźnie, że na samej tylko diecie można nieco oszczędzić. A jeśli w kantorze online wymienimy także walutę na pokrycie kosztów noclegu, przejazdów i uczestnictwa w targach? Policzmy koszty delegacji we Francji, podczas której pracownik ma wziąć udział w targach, które trwają przez cały dzień, niech to będzie wtorek. Żeby stawić się we wtorkowy poranek na miejscu, pracownik musi polecieć do Francji już w poniedziałek po południu. Powrót do kraju zaplanowany jest na środę po południu, a więc pracownik w delegacji spędza dwie pełne doby, w hotelu nocuje dwie noce.
Szacunkowe koszty delegacji są więc takie:
- Nocleg we Francji ok. 180 euro za dobę (taka jest określona w przepisach kwota limitu za nocleg), czyli 360 euro
- Bilet wstępu na targi – 100 euro
- Przejazdy – 100 euro (bez biletu lotniczego, bo ten opłacamy w złotówkach)
- Dieta za 2 doby – 100 euro
Łącznie koszt wyjazdu pracownika na targi we Francji to 660 euro. Po kursie bankowym będzie to kwota 3.037,25 zł (Raiffeisen Polbank), kwota 3.076,79 zł (Alior Bank), kwota 3.005,64 zł. (BZ WBK).
Po kursie kantoru internetowego: 2.913,64 zł. – oszczędzasz od ok. 100 do 160 zł – a to przecież kalkulacja dla krótkiej, bo zaledwie dwudniowej delegacji.
Dlaczego wymiana walut przez internet bardziej się opłaca?
Wymiana walut w serwisie internetowej wymiany walut jest korzystna finansowo, wygodna, szybka i bezpieczna! Założenie konta w kantorze internetowym jest bezpłatne, kantory uznane na rynku, np. ergokantor.pl, nie pobierają żadnej prowizji od transakcji. Przelewy do banków obsługiwanych bezpośrednio przez kantor są z reguły bezpłatne.
W kantorach internetowych kursy walut aktualizowane są na bieżąco, choć w jednych oznacza to, że kurs zmienia się co 15 sekund, w innych – co 30 sekund. Ważne, że kursy walut są oparte bezpośrednio na notowaniach z rynku Forex – dzięki temu masz możliwość szybkiej reakcji na sytuację na rynku walut.
