Zespoły rozproszone to zjawisko, które coraz częściej pojawia się w Polsce i na świecie. Ich ideą jest efektywna współpraca między członkami grupy na zasadzie pracy zdalnej. Poszczególne “ogniwa” zespołu, czyli pracownicy, mogą mieszkać nie tylko w innym mieście, lecz także nawet w innym kraju – choć bardzo często zdarza się, że w zespole rozproszonym pracują osoby z tego samego miasta, zatrudnione w stacjonarnej firmie (ale pracujące z domu). W kwestii zespołów tego typu, największym wyzwaniem dla menedżera jest takie zarządzanie ludźmi, żeby komunikacja między nimi była jak najbardziej efektywna.
Kluczem są… narzędzia
Zarządzanie zespołem rozproszonym to nie bułka z masłem – i powie to każdy kierownik, który kiedykolwiek miał okazję sprawować pieczę nad taką grupą. Największym wyzwaniem jest oczywiście… dogadanie się ze wszystkimi członkami zespołu. To niełatwe, kiedy danej osoby, tak jak w biurze, nie możemy po prostu na chwilę zawołać i w ciągu pięciu minut wyjaśnić jakąś ważną kwestię. Oczywiście, do każdego można dzwonić i pisać maile, ale co, jeśli zespół jest nie kilku, lecz kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu osobowy? W takiej sytuacji szybko okazałoby się, że kontaktowanie się z pracownikami zajmuje pół dnia, a samo “obgadanie” spraw – drugie pół. Co więc zrobić, żeby komunikacja w zespole rozproszonym szła sprawniej? Cóż – odpowiedź jest tylko jedna: zacząć korzystać z odpowiednich narzędzi!
Konferencja bez wychodzenia z domu
Jakiego typu programy i aplikacje mogą pomóc przełożonym w zapanowaniu nad zespołem pracującym zdalnie? Pierwszą rzeczą, która nasuwa nam się na myśl, jest oczywiście Skype. Platforma ta pozwala użytkownikom prowadzić ze sobą rozmowy audiowizualne, a ponadto – umożliwia wejście w tryb konferencyjny, czyli rozmowę kilku osób naraz. Takie narzędzie bardzo przydaje się, gdy trzeba coś omówić, świetnie zastępując spotkanie w biurowej sali konferencyjnej. Można powiedzieć, że jest nawet lepsze, bo istnieje tam opcja udostępniania ekranu, więc rozmówcy od razu widzą, co dana osoba chce pokazać bez konieczności montowania rzutnika czy gromadzenia się nad komuś nad głową.
Zadania mądrze podzielone
Innymi narzędziami, o których zdecydowanie warto wspomnieć, są platformy do zarządzania zadaniami. W sieci jest wiele darmowych aplikacji online tego typu, a za przykład może posłużyć nam Trello albo Redmine. Pierwsze narzędzie pozwala tworzyć i “przypinać” konkretne zadania na tablicy użytkownika, segregować je i dołączać notatki. Jest to aplikacja o niewielkim poziomie złożoności, ale świetnie sprawdzająca się w przypadku najprostszych zadań. Redmine z kolei, mimo że wygląda mniej atrakcyjnie, pozwala nie tylko przydzielać zadania użytkownikom, ale także modyfikować informacje na ich temat, oznaczać stopień wykonania i wskazywać, które zadanie trzeba zrobić w trybie natychmiastowym, które w trybie pilnym, a które w standardowym. Ponadto, użytkownik może wgrać tam dowolny plik, np. prezentację lub arkusz Excela. Podobnych narzędzi jest w sieci wiele, a łączy je jedno – ułatwianie pracy w rozproszonym (i nie tylko) środowisku biznesowym.
Sprawna komunikacja w zespole pracującym zdalnie to prawdziwa “podstawa egzystencjalna” firmy. Bez niej naprawdę trudno będzie działać sprawnie, a nieumiejętność zarządzania grupą szybko przyćmi wszystkie zalety pracy w modelu rozproszonym. By tak nie było, warto poświęcić trochę czasu na usystematyzowanie pewnych kwestii – po to, by ostatecznie wszystkim było po prostu łatwiej.
