Wyobraź sobie, że masz rewelacyjnych pracowników, którzy każde zadanie wykonują z najwyższą precyzją. Atmosfera w waszym zespole jest świetna i wszystko wydaje się dobrze układać. Jest tylko jeden problem – terminy. Twoi podwładni wydają się nie przywiązywać do nich takiej wagi, jakbyś sobie tego życzył. Na pewno nie są jednak leniwi, bo ich zaangażowanie w pracę widać na każdym kroku. Co stanowi więc przeszkodę?
Strach przed deadlinem – zwykle działa, ale…
Kto nie doświadczył nigdy stresu przed oddaniem projektu na czas, ten jest wielkim szczęściarzem. Pojęcie deadline’u stało się dziś tak popularne, że rozumie je właściwie każdy – a u niektórych sam dźwięk tego słowa może wywoływać przerażenie. Dotyczy to wszystkich, zarówno świetnych, jak i odrobinę gorszych pracowników. Wyznaczenie ostatecznego terminu jakiegoś zadania bardzo skutecznie motywuje do działania – choć jest to niestety tzw. motywacja negatywna, czyli podszyta strachem przed porażką. W teorii takie postawienie sprawy zawsze działa – w praktyce jednak niekoniecznie. To, czy pracownik dotrzyma bowiem ostatecznego terminu, nie zawsze zależy od jego umiejętności zarządzania czasem i zadaniami. Często zdarza się, że przyczyną niepowodzeń jest niewłaściwa komunikacja przełożonego i członków zespołu. To, w jaki sposób wypowiadasz swoje oczekiwania, ma prawdziwą moc sprawczą.
… musisz być precyzyjny
Ile razy zdarzyło się, że powiedziałeś pracownikowi, iż potrzebujesz czegoś do piątku i otrzymałeś to… pięć minut przed rozpoczęciem weekendu? Jeśli taki scenariusz jest Ci znany, posłuchaj uważnie: dla Ciebie “do piątku” może znaczyć tak naprawdę “pod koniec czwartku”, dla kogoś innego – do końca piątkowej zmiany. A jeśli pracuje zdalnie, to nawet do piątku do północy! Tak, to jest możliwe i wbrew pozorom zdarza się bardzo często. Czymś zupełnie naturalnym jest bowiem fakt, że ludzie różnią się między sobą i odmiennie rozumieją komunikaty. Tym bardziej, że niejednokrotnie są one bardzo “rozmyte”. Jeśli nie podajesz bowiem precyzyjnej godziny, tylko mówisz “Marku, zrób to proszę tak gdzieś do piątku”, to Twój pozawerbalny komunikat brzmi mniej więcej tak: “Chciałbym, żebyś to zrobił do końca tygodnia, ale nic się nie stanie, jak sprawa się trochę przeciagnie”. Pracownik prawdopodobnie podświadomie wie, że jeśli chciałbyś wykorzystać jego projekt jeszcze tego samego dnia, Twój komunikat byłby bardziej uściślony. Jeżeli więc zadanie wykonywane przez pracownika faktycznie jest bardzo ważne, a niedotrzymanie przez niego terminu uniemożliwi dalszą pracę, zakomunikuj to inaczej. Powiedz na przykład tak: “Potrzebuję tego w piątek do 12. Czy możemy się tak umówić?”. Dodatkowe pytanie na końcu zdania jest bardzo ważne, gdyż musisz mieć pewność, że Twój podwładny zaakceptował proponowane przez Ciebie warunki. Jeśli i tym razem nie dotrzyma on terminu, będziesz miał argument nie do zbicia.
Maksymalne dookreślenie deadline’u, nawet jeśli w danym przypadku nie jest konieczne, faktycznie pomaga usprawnić pracę. Pracownik, wiedząc, iż potrzebujesz czegoś konkretnego dnia i o ściśle ustalonej porze, będzie miał świadomość, że to co robi jest ważne – bo skoro ma być skończone np. do 12, to prawdopodobnie ktoś chce tego później “użyć”. Pamiętaj więc, że sposób, w jaki przekazujesz informacje i żądania, naprawdę ma znaczenie. Zawsze bądź jak najbardziej precyzyjny, a z pewnością pozytywnie odbije się to na pracy Twojego zespołu!
