W Polsce – choć nie wyłącznie – monitoring aktywności pracowników w sieci na zlecenie pracodawcy nie ma dobrej sławy. Dla wielu kojarząc się z poprzednim systemem, odbierany jest nierzadko jako brak poszanowania prawa jednostki do wolności oraz prywatności. Monitoring tego, jak czas w internecie spędzają pracownicy firmy ma jednak swoje istotne uzasadnienie. Oraz bardzo wymierne korzyści.
Jednym z największych problemów każdej firmy jest bezpieczeństwo danych, które przechowuje – nie ważne czy zajmuje się ona produkcją notatników, czy sprzedażą broni. Zagrożenie to często nie oznacza wcale skoordynowanych ataków hakerskich, ale zwyczajną obecność w internecie – głównie na portalach społecznościowych. Problem ten łatwo rozwiązać stosując monitoring zachowań w sieci, aby jednak nie stał się zarzewiem konflikty między pracownikami a pracodawcą, jego wprowadzeniu powinien towarzyszyć jasny komunikat tego, jaki jest jego cel oraz co stosując go organizacja chce osiągnąć.
Monitoring może bowiem przynieść wiele korzyści firmie – od podniesienia poziomu bezpieczeństwa, przez możliwość uzyskania czy oszczędzenia zasobów finansowych, optymalizację procesów wewnątrz organizacji, aż po możliwość wyprzedzenia konkurencji i osiągnięcia sukcesu. I właśnie o tych celach i tych zaletach monitoringu warto mówić, informując o swoich planach pracowników. Komunikowanie negatywne, obarczające ich wina za problemy z systemem, bądź zarzucające wykorzystywanie komputerów służbowych do celów prywatnych, może spowodować, iż pracownicy buntować będą się przed zmianą.
Procedura wprowadzenia narzędzi monitoringu aktywności pracowników najlepiej działa, jeśli zostanie przeprowadzona w kilku krokach. Tym pierwszym będzie wspomniane już, określenie powodów i celu wprowadzanej zmiany – mogą być one bardzo szczegółowe i dotyczyć choćby wzrostu kosztów wydruków zaobserwowanego w ostatnim kwartale. Warto przy tym uświadomić pracowników, jak wiele korzyści przynieść może monitoring – ich uprzedzenia zwykle są przeszkodą do tego, aby zobaczyć drugą stronę medalu. W następnych etapach ważnym elementem jest przypomnienie zasad korzystania z nowoczesnych technologii, a także szkolenie kadr na temat konkretnego narzędzia monitorującego, które zostanie zaimplementowane w firmie. Należy przy tym pamiętać, iż przepisy nakazują pracodawcy informowanie pracowników o tym, iż ich aktywność w czasie pracy jest monitorowana.
Dobre praktyki i doświadczenie firm stosujących monitoring użytkowników wskazują, iż jest to forma skutecznego podnoszenia efektywności pracowników oraz zwiększająca konkurencyjność przedsiębiorstwa. Warto więc dobrze przemyśleć zarówno jego wprowadzenie, jak i sposób na to, aby pracownicy przyjęli tę zmianę bez niepotrzebnych emocji i nieporozumień.
