Poczta e-mail jest powszechną i wygodną formą komunikacji. Codziennie odbieramy i wysyłamy dziesiątki wiadomości. Dlatego też posiadanie firmowego adresu e-mail jest ogromnie ważne, by utrzymywać kontakt z klientami, kontrahentami czy pracownikami. Pamiętajmy, że nasze konto pocztowe pełni także inne funkcje. Warto zadbać o właściwe konto i adres e-mail. Liczy się nazwa adresu oraz to, gdzie jest on hostowany.
1. Prestiż
Zdarza się, że managerowie lub przedsiębiorcy – zwłaszcza w małych i mikrofirmach – korzystają z prywatnego adresu e-mail. O wiele lepiej wygląda jednak konto pocztowe zintegrowane z domeną firmy. Sprawia to, że jesteśmy odbierani bardziej profesjonalnie. Wiadomości wysłane z popularnej domeny mogą być przez zaawansowane programy pocztowe zaszeregowane do spamu lub nieodpowiedniej kategorii.
2. Identyfikacja z fimą
Wiadomości biznesowe wysyłane z adresu [email protected] sprawiają, że odbiorca od początku wie, z kim ma do czynienia i czego może dotyczyć wiadomość. Szybciej także zapamięta nazwę firmy, która będzie pojawiać się w każdej wiadomości, komentarzu czy poście. To również buduje pozycję firmy w sieci. W przyszłości odbiorca będzie też kojarzył dane osoby z konkretnym przedsiębiorstwem.
3. Wiarygodność
Konto pocztowe utworzone w domenie firmy zwiększa naszą wiarygodność jako przedstawiciela danej firmy. To jakby wręczenie wizytówki, bez której odbiorca mógłby mieć obawy, z kim ma do czynienia. Wiarygodność i zaufanie w biznesie to bardzo ważne wartości. Wysyłanie wiadomości z firmowego konta wprowadza bardziej formalny charakter komunikacji.
4. Większa przestrzeń
Oprócz samej nazwy adresu warto przykuć uwagę do hostingu, na którym się znajduje. Bezpłatne skrzynki zazwyczaj mają ograniczoną pojemności i działają wolniej. Są także zalewane uciążliwym spamem. Poczta w firmowej domenie, która dodatkowo stoi na sprawdzonym hostingu posiada dużą większą pamięć sięgającą od kilku do nawet kilkudziesięciu GB. Takie skrzynki mają także bardziej zaawansowane filtry spamu.
5. Struktura i organizacja
Skrzynka w firmowej domenie pozwala również odzwierciedlić strukturę firmy. Można więc oprócz służbowych e-maili kluczowych pracowników założyć także skrzynki poszczególnych działów, np. [email protected] czy [email protected], a także założyć krótsze bardziej intuycyjne aliasy. To pozwala usprawnić komunikację zarówno klientom, jak i pracownikom wewnątrz firmy. Własna poczta firmowa ma również większe możliwości zarządzania kontami np. poprzez tworzenie list mailingowych, dzięki którym wysłanie wiadomości na jeden adres e-mail rozsyła ją na pozostałe konta zdefiniowane w ramach listy.
6. Bezpieczeństwo
Biznesowe wiadomości bardzo często zawierają strategiczne dane, takie jak dane osobowe, numery kont czy ważne ustalenia dotyczące umów itd. Są to informacje, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce. W związku z tym warto zadbać o to, by firmowa poczta była jak najlepiej chroniona, np. poprzez wykonywanie kopii zapasowych, antywirusowe i antyspamowe filtry lub certyfikat SSL.
Artykuł przygotowany przy współpracy z firmą i-Host.pl dostarczającą domeny, hosting i pocztę elektroniczną dla firm i indywidualnych odbiorców.
