Jak sprawić, by pracownicy bardziej zaangażowali się w wykonywane obowiązki, a do tego wykonywali je sprawnie? Zastosować technikę zarządzania, która została stworzona właśnie z myślą o zwiększaniu wydajności pracy i lepszej ocenie jej efektów.
Zarządzanie przez cele, bo o tym modelu mowa, doczekało się wielu różnych odmian i pewnych zniekształceń głównej idei, która przyświeca tej technice zarządzania. Powróćmy do źródeł i sprawdźmy, jak wyglądają filary skutecznego zarządzania przez cele.
MBO ma ponad 60 lat
Pomysłodawcą tej techniki był wybitny ekspert od zarządzania Peter Drucker, zmarły w 2005 roku. W swojej pracy pt.: The Practice of Management opisał model Management by Objective (MBO), czyli zarządzanie przez cele. Drucker stworzył i spopularyzował technikę zarządzania w 1954 roku, ale do dziś jest ona chętnie wykorzystywana przez przedsiębiorców i managerów na całym świecie. Co stanowi o jej popularności? Przede wszystkim dlatego, że w pierwotnej wersji była to technika, której głównym celem była motywacja pracowników. Tak więc w tej metodzie sprawowanie kontroli, czy kierowanie pracą spełnia rolę drugorzędną. Misję wprowadzenia MBO charakteryzują słowa samego Druckera:
Dajcie ludziom swobodę działania, a zaskoczą was swoją pomysłowością.
Oprócz tego z praktycznego punktu widzenia zarządzanie przez cele pozwala sprecyzować zadania każdego pracownika, zintegrować je z celami strategicznymi przedsiębiorstwa, a w dalszej perspektywie ułatwia ocenę efektów i sposób wynagradzania.
Podstawy zarządzania przez cele
Jak to wszystko jest możliwe do spełnienia? Według idei Druckera można wyróżnić 5 podstawowych kroków do wdrożenia procesu zarządzania przez cele.
- Cele organizacji
W pierwszej kolejności należy ustalić cele strategiczne organizacji. Manager powinien sprawdzić, czego oczekuje zarząd w perspektywie długoterminowej oraz co należy wykonać w bieżącym planie. W ten sposób pracownik będzie wypełniał te założenia w codziennej pracy. - Cele pracownika
Dzięki takiej wiedzy łatwiej ustalić cele pracownika, które powinien on osiągnąć. Ustalanie celów powinno odbywać się w obecności samego zainteresowanego i być z nim uzgodnione na zasadzie równorzędności i partycypacji. Cele nie mogą być odgórnie narzucone przez managera, gdyż to przeczy idei MBO. - Monitorowanie
Cele powinny mieć ograniczony czas realizacji. Warto podzielić pracę na okresy, które będą po kolei rozliczane. Usprawnia to wykonywanie zadań przez pracownika, który dokładnie wie, co i kiedy należy zrobić. Proces monitorowania powinien odbywać się wspólnie przez managera i podwładnego. Pozwoli to na szybkie reagowanie na opóźnienia etc. - Ewaluacja
Ocena pracownika powinna odbywać się po kilku okresach, by ewaluacja uwzględniała szerszą perspektywę. Podczas okresowej oceny pracownika sprawdza się, które cele udało się osiągnąć, a których nie i dlaczego tak się stało. To pozwoli wprowadzić poprawki do kolejnego okresu oraz zgromadzi dane potrzebne w kolejnym punkcie. - Wynagradzanie
To ostatni punkt jest równie ważny, gdyż spełnia funkcję motywacyjną. Za poprawnie wykonane zadania i osiągnięte cele pracownikowi należy się nagroda. Nie chodzi to o każdorazową podwyżkę, ale o formę docenienia zaangażowania podwładnego. Powinien on mieć świadomość, że jego sukces został zauważony. Bez wynagrodzenia (niekoniecznie w kwestii finansowej) zarządzanie przez cele jest tylko formą organizacji pracy.
Bardzo ważną zasadą, która często jest pomijana z kilku przyczyn jest samodzielność pracownika. Managerowie nie zawsze wykazują się odwagą lub zaufaniem do podwładnego i wtrącają się w jego pracę. W metodzie MBO istotna jest właśnie kreatywność i samodzielność pracownika. Rola kierownika sprowadza się do monitorowania i oceny wykonanych celów, na etapie finalnym. W ten sposób pracownik bierze udział w określaniu celów, za które bierze odpowiedzialność.
