Jaki powinien być nowoczesny system HR?

Większość procesów biznesowych już właściwie nie funkcjonuje dziś bez nowoczesnych systemów komputerowych. Korzystanie z takich rozwiązań znacząco ułatwia pracę w firmie, odciążając podwładnych od wykonywania powtarzalnych i uciążliwych czynności. Jakie cechy powinien mieć taki system w odniesieniu do branży HR?

Oprogramowanie napisane z myślą o wsparciu branży HR odciąża pracowników na różnych polach. Przykładowo, kiedy trzeba skonstruować właściwy system wynagrodzeń, stworzyć listę płac, zatwierdzić wnioski urlopowe czy przejrzeć dziesiątki CV, takie rozwiązanie sprawdza się wręcz doskonale. Oczywiście, część firm korzysta już od wielu lat z podobnych programów, jednak nie zawsze są one “uszyte na miarę czasów”, niejednokrotnie doprowadzając do powstania tzw. długu technologicznego w przedsiębiorstwie. By tego uniknąć, warto na bieżąco aktualizować posiadane oprogramowanie lub wymienić je na nowsze – stawką jest tu przecież wzrost efektywności pracy, a nie jej spadek. Jaki dokładnie powinien być więc nowoczesny system HR-owy?

Po pierwsze, a zarazem najważniejsze, rozwiązanie technologiczne, z którego korzystamy w naszej firmie, koniecznie musi w zauważalny sposób automatyzować konkretne procesy. Jeżeli bowiem mimo posiadania systemu, pewne czynności nadal musimy wykonywać ręcznie, np. podsumowywać wynagrodzenia w Excelu, to niezawodny znak, że coś się dzieje. Nasze oprogramowanie powinno być na tyle aktualne, żeby naprawdę usprawniało naszą codzienną pracę. Jak wiadomo, z czasem zadań jest coraz więcej, naturalną konsekwencją wzrostu liczby procesów do przetworzenia jest więc zapotrzebowanie na lepszy program służący do zarządzania nimi.

Nie bez znaczenia jest też to, czy nasz system HR-owy jest mobilny. Oczywiście nie zaleca się pracy na smartfonie czy tablecie po godzinach, ale wszyscy doskonale wiemy, że w życiu firmy zdarzają się różne sytuacje – dostęp do programu z każdego miejsca i urządzenia jest więc absolutnie niezbędny – szczególnie, jeśli często jeździmy w delegacje do klientów i chcemy mieć stały, nieograniczony dostęp do danych.

Kolejną rzeczą, którą każdy system HR bezwzględnie powinien zapewniać (a o której nadal często się zapomina), jest obsługa różnorodnych form zatrudnienia. W dzisiejszych czasach, zwłaszcza w niektórych branżach, rozpowszechniona jest bowiem nie tylko praca na umowę etatową, ale także np. na zasadzie kontraktu albo umów cywilnoprawnych. Jeśli chcemy mieć więc obraz wszystkich realnych pracowników, a nie tylko pewien ich wycinek, warto rozważyć wdrożenie systemu, który przewiduje kategoryzację ze względu na rodzaj współpracy pomiędzy pracodawcą a podwładnym.

Nowoczesne systemy HR, choć w Polsce nadal stosunkowo mało rozpowszechnione, znacząco odmieniają codzienne życie firmy. Warto zastanowić się więc nad ich wdrożeniem – po niedługim czasie, taka decyzja na pewno zaprocentuje.